Snelle servicedesk

Rooden Landscape Solutions is als een van de eerste klanten van Bakker&Spees begonnen met een Calculatiemodule in 1994. Het is 25 jaar later niet meer voor te stellen, maar het aanvragen van licentiebestanden gebeurde toen nog per fax. Ook helpdeskvragen over de software werden per fax afgedaan. Raymond schetst zijn huidige ervaringen: ‘Het programma van Bakker&Spees werkt simpel en makkelijk, maar we lopen toch wel eens tegen iets aan. Dan is het fijn dat we terug kunnen vallen op de servicedesk van Bakker&Spees. Zeker bij een aanbesteding is het noodzaak dat je snel verder kunt. Onze ervaring is dat als het niet direct opgelost kan worden, we altijd binnen een halfuur worden teruggebeld en correct worden geholpen.’

Veel verandering

De organisatie van Rooden Landscape Solutions maakt sinds 2017 een ingrijpend veranderingsproces door, ingegeven door strategische motieven. Sinds juli van dat jaar zijn ze onderdeel van het internationaal familiebedrijf Vebego, dat actief is in de facilitaire dienstverlening. In 2018 is Rooden Landscape Solutions samengegaan met de serviceverlenende partner Balanz Groen. Dit moet leiden tot teams waarbij reguliere krachten en mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt zo efficiënt mogelijk samenwerken. ‘Het groenonderhoud is voor de collega’s van Balanz Groen, het gespecialiseerde machinewerk is voor Rooden Landscape Solutions. Zo doet iedereen waar ie goed in is,’ verduidelijkt Raymond. ‘Maar natuurlijk vraagt dit tijd en energie van alle partijen. De jongens buiten werken op dit moment nog gescheiden, de samenwerking moet langzaam groeien.’

Klaar voor de toekomst

Klein begonnen met een enkele softwarelicentie van Bakker&Spees, heeft Rooden Landscape Solutions de software in de loop van de tijd zien uitbreiden tot 8 licenties. Naast Calculatie werkt Raymond met RAW-Administratie, waar veel weekstaten en termijnstaten mee gemaakt worden. Wat de groei van het bedrijf betekent voor de verdere automatisering kan Raymond nog niet overzien: ‘Over de hele organisatie genomen zijn nog niet alle processen geautomatiseerd, dus daar liggen voldoende kansen.’ Raymond ziet alle ontwikkelingen positief tegemoet. ‘Het samengaan van twee culturen, met elk een eigen werkwijze, gaat niet zonder slag of stoot. Voor de meeste mensen geldt dat je wilt houden wat je hebt. Maar de realiteit is dat het traject is ingezet, dus je kan het beste maar met de stroom mee. Wij zijn klaar voor de toekomst, onze ambitie is om hét groenbedrijf van Limburg te worden.’

Van papier naar pc

De eerste computer op kantoor, dat had toen best wat voeten in de aarde. Met MB Boek, een van de eerste producten van Bakker&Spees, deed de Atari zijn intrede bij Haver Droeze. De jonge dochter van Dick keek over zijn schouder mee en kon het niet laten om in te grijpen. ‘Maar pap, waarom doe je het nou niet zò?’ Dertig jaar later is diezelfde dochter als juridisch adviseur en vennoot aan het bedrijf verbonden, een welkome discipline die maar weinig landschapsarchitecten in huis hebben. De geschiedenis van bureau Haver Droeze gaat terug tot 1982. Als jonge landschapsarchitect won Dick een prijsvraag, die hem een mooi startkapitaal opleverde om samen met een compagnon een eigen bedrijf te beginnen. Het was nog de tijd van alles op papier en alles met de hand, kantoorautomatisering was geen gemeengoed. ‘Via collega Jeroen Heij kwam ik in contact met Marius Bakker, medeoprichter van Bakker&Spees. Marius had de opleiding tuin- en landschapsinrichting gedaan en had zich daarna gestort op het automatiseren van de bedrijfsvoering binnen de groensector.’ Dick was meteen enthousiast over MB Boek: ‘Het zat heel vernuftig in elkaar, voor die tijd al. Het was niet alleen toegankelijk maar ook uniek met de mogelijkheid van urenregistratie en kostenregistratie.’

Pilotproject voor boekhoudsoftware

Toen het bericht kwam dat het programma vanaf 2012 niet meer technisch ondersteund zou worden, gingen ze bij Haver Droeze gedwongen op zoek naar een alternatief. Maar het vervangende programma van een andere leverancier bleek in de praktijk niet te kunnen tippen aan het efficiënte MB Boek. ‘Dankzij Bakker&Spees werd het met wat kunst- en vliegwerk toch mogelijk om de vertrouwde boekhoudsoftware nog een tijd in de lucht te houden. Maar het definitieve einde van het oude MB Boek kwam onvermijdelijk in zicht. Voor ons reden om opnieuw rond de tafel te gaan met Gé Spees en Marius Bakker.’ Zo werd het idee geboren om de functionaliteiten van MB Boek na te bouwen in de VISI-software, een pilotproject waaraan Haver Droeze graag meewerkt. ‘De software wordt in verschillende fases opgeleverd, waarna wij de werking testen en op basis van onze ervaringen volgen er dan weer aanpassingen. Nadeel van een nieuw te ontwikkelen applicatie is wel dat deze niet 1-2-3 gerealiseerd is, terwijl het ons niet snel genoeg kan gaan. Wij wachten met smart tot het nieuwe boekhoudprogramma volledig operationeel is, vooral met het oog op onze boekhoudster die straks met pensioen gaat. Het zou fijn zijn als haar opvolgster vooraf nog in het systeem ingewerkt kan worden.’

Blij met software op maat

‘Niettemin zijn wij heel gelukkig met de inspanningen van Bakker&Spees om voor ons dit maatwerk te leveren. Die faciliterende houding, het meedenken is wat wij enorm waarderen. En als het voor ons straks werkt, dan kan de applicatie ook breder worden toegepast. Dus ook andere organisaties gaan hiervan profiteren.’
Naast MB-Boek heeft Haver Droeze ook CIVIEL software in huis. Nico van Niejenhuis, technisch medewerker en vennoot, werkt probleemloos met de besteksoftware, die volop is ingezet voor  raamcontracten. Wat betreft de toekomst, wordt de voortschrijdende digitalisering bij Haver Droeze met gezonde relativering bekeken. Nico: ‘Er wordt steeds meer gewerkt met 3D-modellen, er komen minder mensen te pas aan het proces. Er was een tijd dat je op pad moest om een terrein in kaart te brengen. Nu vind je alles op Google en de beelden worden steeds gedetailleerder. Maar dat leidt wel tot blinde vertaling van uitkomsten en te veel standaardoplossingen. Het unieke, de handtekening van het bureau zie je veel beter terug in een handschets.’

De meerwaarde van Bakker&Spees

Dick houdt graag een pleidooi voor de menselijke maat: ‘De kracht van Haver Droeze zit ‘m in de creativiteit en ambachtelijkheid, twee factoren die zich maar lastig laten automatiseren. Software is er om processen te ondersteunen, maar de mens blijft bepalend voor de kwaliteit van de leefomgeving.’
‘Feeling met het werkveld is een element dat we ook terugzien bij Bakker&Spees. Het zijn techneuten die vanuit de praktijk de vertaalslag naar de automatisering hebben weten te maken. Dat is voor ons heel waardevol.’

Keuze voor Bakker&Spees

Het was uit onvrede met hun toenmalige softwareleverancier dat Debuco enkele jaren geleden besloot om zich te oriënteren op een andere leverancier en uitkwam bij het pakket van Bakker&Spees. Na een demonstratie van de softwaremodules Bestek, Calculatie en SSK voor CIVIEL, waarbij ze vooral de export naar het SSK model een handige tool vonden, gingen ze overstag. Contractmanager Jan Jaap Tukker vertelt. ‘We hadden er een goed gevoel bij, dus keken we elkaar aan en zeiden: laten we het gewoon doen!’

Flexibiliteit bij het huren van de software

Zo werden in totaal drie licenties aangeschaft en de overstap van de ene naar de andere leverancier bleek in de praktijk verrassend weinig om het lijf te hebben. Het pakket CIVIEL bleek een stuk gebruiksvriendelijker dan de vorige software, door onder andere de mogelijkheid voor koppelingen. Vorig jaar was er behoefte aan uitbreiding met een licentie RAW-Administratie en werd in eerste instantie gekozen voor huur voor een periode van zes maanden. Na verloop van tijd bleek koop toch de beste optie voor Debuco. Jan Jaap: ‘Het is prettig dat Bakker&Spees flexibiliteit biedt en er niet direct een grote investering wordt gevraagd. Fijne bijkomstigheid van die huurconstructie is dat bij uiteindelijke koop van de software een aantrekkelijke korting wordt geboden.’

Persoonlijke benadering

In de krap vier jaar dat Debuco met CIVIEL werkt, waren er weinig belletjes naar de servicedesk nodig. ‘Wel liepen we op een gegeven moment tijdens het werken tegen iets aan wat Bakker&Spees niet à la minute kon verhelpen en wat verder uitgezocht moest worden’, blikt Jan Jaap terug. ‘Natuurlijk ben je niet blij als je voor een belangrijke deadline zit, niemand zit op dubbel werk te wachten. Maar waar gehakt wordt vallen nu eenmaal spaanders en qua persoonlijke benadering springt Bakker&Spees er dan echt bovenuit.’ Nog dezelfde week kwam accountmanager Wendy van Ombergen langsgereden om de kwestie door te spreken. In de eerstvolgende software-update bleek het issue gelukkig gecorrigeerd te zijn.

Training UAV-GC

Dat de contacten met Bakker&Spees goed zijn, blijkt ook uit het feit dat Jan Jaap vorig jaar werd ingehuurd om een training UAV-GC 2005 te geven op de locatie van Bakker&Spees. Er werd dankbaar gebruik gemaakt van de expertise van Jan Jaap om een aantal medewerkers bij te scholen.

Jan Jaap kijkt in zijn rol van directievoerder met tevredenheid terug op een complex saneringsproject dat onlangs is afgesloten. Hij heeft het als een voordeel ervaren om met behulp van de software de kosten goed in kaart te hebben. Dat voorkomt vervelende discussies. ‘De GWW in kleinere projecten is over het algemeen vrij traditioneel en heeft nog wel een slag te maken qua digitalisering van bedrijfsprocessen, maar zal hoe dan ook “om” moeten. Alles uitprinten en scannen is anno 2019 zo achterhaald.’