Met de voeten in de klei

Het huidige hoogheemraadschap is op 1 januari 2005 ontstaan uit een fusie tussen het hoogheemraadschap van Schieland en het hoogheemraadschap van de Krimpenerwaard. Gerrit werkt al 19 jaar bij de organisatie. Hij is groot geworden binnen HHSK met de traditionele manier van werken, met de voeten in de klei. ‘De tijden zijn veranderd. Het integrale projectmanagement is ingevoerd, waarbij de verantwoordelijkheden binnen een project meer zijn afgebakend. Dat heeft zeker zijn voordelen maar het is een andere manier van werken’.. Gerrit geeft eerlijk toe dat hij daar weleens moeite mee heeft. Hij is en blijft een mensenmens, die opbloeit bij persoonlijk contact in plaats van heen en weer te mailen. Een verhit telefoontje met een inwoner, daar wist Gerrit wel raad mee door – hup – in de auto te springen en ter plekke de gemoederen te sussen.

Ambassadeur voor de digitalisering

Bij zijn vorige werkgever was hij gewend aan de software van Bakker&Spees, en toen Gerrit overstapte naar HHSK, keek hij gek op toen daar geen specifiek besteksprogramma bleek te zijn. Gelukkig wist Gerrit het hem vertrouwde programma bij zijn nieuwe werkgever te introduceren, en heeft zo een ambassadeursrol op zich genomen bij de digitalisering van het werkproces. ‘In die tijd ging alles via een floppydisk, en aan één enkele pc hadden we genoeg. Pas toen meer collega’s met de software gingen werken, zijn we gaan uitbreiden met licenties via de server.’

 Kennisbank CIVIEL

Inmiddels is de situatie weer anders: in 2020 is Gerrit nog de enige op de afdeling Waterkeringen en Wegen die ervaring heeft met het zelf creëren van bestekken. Hij is zich ervan bewust dat hij met zijn jarenlange ervaring een bron van kennis is. Nog een kleine anderhalf jaar en dan komt het pensioen in zicht, dus is het zaak de expertise van Gerrit veilig te stellen. Want één ding is zeker: hij heeft de missie om de organisatie goed achter te laten, straks na zijn vertrek. Ruben Blair oppert dat Gerrit als ‘oude rot’  in het vak misschien wel een steentje zou kunnen bijdragen aan de kennisbank CIVIEL die momenteel wordt opgezet op de nieuwe mijnbakkerspees-omgeving.

Nieuwsgierig naar CIVIEL 9

Over specifieke wensen ten aanzien van de software zegt Gerrit: ‘Ik zou het zo een-twee-drie niet weten. Het programma is compleet en werkt prima. Ook bij de servicedesk word ik goed geholpen, als ik ze een keer nodig heb. De betrouwbaarheid en de bereikbaarheid zijn de pluspunten van Bakker&Spees, dat snelle schakelen is fijn.’ Gerrit ziet uit naar de nieuwe versie CIVIEL 9, waarvan het onderdeel RAW-Bestek over niet al te lange tijd zal uitkomen. En dan weet hij toch iets te bedenken: ‘Ik zou binnenkort graag iemand van Bakker&Spees langs zien komen om een demonstratie te geven, dan weet ik vast een beetje wat ik kan verwachten.’ En dat regelen wij natuurlijk graag.

Snelle servicedesk

Rooden Landscape Solutions is als een van de eerste klanten van Bakker&Spees begonnen met een Calculatiemodule in 1994. Het is 25 jaar later niet meer voor te stellen, maar het aanvragen van licentiebestanden gebeurde toen nog per fax. Ook helpdeskvragen over de software werden per fax afgedaan. Raymond schetst zijn huidige ervaringen: ‘Het programma van Bakker&Spees werkt simpel en makkelijk, maar we lopen toch wel eens tegen iets aan. Dan is het fijn dat we terug kunnen vallen op de servicedesk van Bakker&Spees. Zeker bij een aanbesteding is het noodzaak dat je snel verder kunt. Onze ervaring is dat als het niet direct opgelost kan worden, we altijd binnen een halfuur worden teruggebeld en correct worden geholpen.’

Veel verandering

De organisatie van Rooden Landscape Solutions maakt sinds 2017 een ingrijpend veranderingsproces door, ingegeven door strategische motieven. Sinds juli van dat jaar zijn ze onderdeel van het internationaal familiebedrijf Vebego, dat actief is in de facilitaire dienstverlening. In 2018 is Rooden Landscape Solutions samengegaan met de serviceverlenende partner Balanz Groen. Dit moet leiden tot teams waarbij reguliere krachten en mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt zo efficiënt mogelijk samenwerken. ‘Het groenonderhoud is voor de collega’s van Balanz Groen, het gespecialiseerde machinewerk is voor Rooden Landscape Solutions. Zo doet iedereen waar ie goed in is,’ verduidelijkt Raymond. ‘Maar natuurlijk vraagt dit tijd en energie van alle partijen. De jongens buiten werken op dit moment nog gescheiden, de samenwerking moet langzaam groeien.’

Klaar voor de toekomst

Klein begonnen met een enkele softwarelicentie van Bakker&Spees, heeft Rooden Landscape Solutions de software in de loop van de tijd zien uitbreiden tot 8 licenties. Naast Calculatie werkt Raymond met RAW-Administratie, waar veel weekstaten en termijnstaten mee gemaakt worden. Wat de groei van het bedrijf betekent voor de verdere automatisering kan Raymond nog niet overzien: ‘Over de hele organisatie genomen zijn nog niet alle processen geautomatiseerd, dus daar liggen voldoende kansen.’ Raymond ziet alle ontwikkelingen positief tegemoet. ‘Het samengaan van twee culturen, met elk een eigen werkwijze, gaat niet zonder slag of stoot. Voor de meeste mensen geldt dat je wilt houden wat je hebt. Maar de realiteit is dat het traject is ingezet, dus je kan het beste maar met de stroom mee. Wij zijn klaar voor de toekomst, onze ambitie is om hét groenbedrijf van Limburg te worden.’

Van papier naar pc

De eerste computer op kantoor, dat had toen best wat voeten in de aarde. Met MB Boek, een van de eerste producten van Bakker&Spees, deed de Atari zijn intrede bij Haver Droeze. De jonge dochter van Dick keek over zijn schouder mee en kon het niet laten om in te grijpen. ‘Maar pap, waarom doe je het nou niet zò?’ Dertig jaar later is diezelfde dochter als juridisch adviseur en vennoot aan het bedrijf verbonden, een welkome discipline die maar weinig landschapsarchitecten in huis hebben. De geschiedenis van bureau Haver Droeze gaat terug tot 1982. Als jonge landschapsarchitect won Dick een prijsvraag, die hem een mooi startkapitaal opleverde om samen met een compagnon een eigen bedrijf te beginnen. Het was nog de tijd van alles op papier en alles met de hand, kantoorautomatisering was geen gemeengoed. ‘Via collega Jeroen Heij kwam ik in contact met Marius Bakker, medeoprichter van Bakker&Spees. Marius had de opleiding tuin- en landschapsinrichting gedaan en had zich daarna gestort op het automatiseren van de bedrijfsvoering binnen de groensector.’ Dick was meteen enthousiast over MB Boek: ‘Het zat heel vernuftig in elkaar, voor die tijd al. Het was niet alleen toegankelijk maar ook uniek met de mogelijkheid van urenregistratie en kostenregistratie.’

Pilotproject voor boekhoudsoftware

Toen het bericht kwam dat het programma vanaf 2012 niet meer technisch ondersteund zou worden, gingen ze bij Haver Droeze gedwongen op zoek naar een alternatief. Maar het vervangende programma van een andere leverancier bleek in de praktijk niet te kunnen tippen aan het efficiënte MB Boek. ‘Dankzij Bakker&Spees werd het met wat kunst- en vliegwerk toch mogelijk om de vertrouwde boekhoudsoftware nog een tijd in de lucht te houden. Maar het definitieve einde van het oude MB Boek kwam onvermijdelijk in zicht. Voor ons reden om opnieuw rond de tafel te gaan met Gé Spees en Marius Bakker.’ Zo werd het idee geboren om de functionaliteiten van MB Boek na te bouwen in de VISI-software, een pilotproject waaraan Haver Droeze graag meewerkt. ‘De software wordt in verschillende fases opgeleverd, waarna wij de werking testen en op basis van onze ervaringen volgen er dan weer aanpassingen. Nadeel van een nieuw te ontwikkelen applicatie is wel dat deze niet 1-2-3 gerealiseerd is, terwijl het ons niet snel genoeg kan gaan. Wij wachten met smart tot het nieuwe boekhoudprogramma volledig operationeel is, vooral met het oog op onze boekhoudster die straks met pensioen gaat. Het zou fijn zijn als haar opvolgster vooraf nog in het systeem ingewerkt kan worden.’

Blij met software op maat

‘Niettemin zijn wij heel gelukkig met de inspanningen van Bakker&Spees om voor ons dit maatwerk te leveren. Die faciliterende houding, het meedenken is wat wij enorm waarderen. En als het voor ons straks werkt, dan kan de applicatie ook breder worden toegepast. Dus ook andere organisaties gaan hiervan profiteren.’
Naast MB-Boek heeft Haver Droeze ook CIVIEL software in huis. Nico van Niejenhuis, technisch medewerker en vennoot, werkt probleemloos met de besteksoftware, die volop is ingezet voor  raamcontracten. Wat betreft de toekomst, wordt de voortschrijdende digitalisering bij Haver Droeze met gezonde relativering bekeken. Nico: ‘Er wordt steeds meer gewerkt met 3D-modellen, er komen minder mensen te pas aan het proces. Er was een tijd dat je op pad moest om een terrein in kaart te brengen. Nu vind je alles op Google en de beelden worden steeds gedetailleerder. Maar dat leidt wel tot blinde vertaling van uitkomsten en te veel standaardoplossingen. Het unieke, de handtekening van het bureau zie je veel beter terug in een handschets.’

De meerwaarde van Bakker&Spees

Dick houdt graag een pleidooi voor de menselijke maat: ‘De kracht van Haver Droeze zit ‘m in de creativiteit en ambachtelijkheid, twee factoren die zich maar lastig laten automatiseren. Software is er om processen te ondersteunen, maar de mens blijft bepalend voor de kwaliteit van de leefomgeving.’
‘Feeling met het werkveld is een element dat we ook terugzien bij Bakker&Spees. Het zijn techneuten die vanuit de praktijk de vertaalslag naar de automatisering hebben weten te maken. Dat is voor ons heel waardevol.’