Van een stoffig naar een circulair archief

VISI ondersteunt een circulair archief

Het opzetten van een circulair in plaats van een statisch archief vraagt een andere blik op hoe informatie moet worden uitgevraagd en verwerkt. VISI borgt als open standaard alle communicatie en informatie van losse gegevens, metadatering en documenten. Voor iedere bouwfase zal deze informatie geïnventariseerd moeten worden. Er moeten heldere afspraken gemaakt worden met de contractpartijen over hoe informatie wordt benoemd, vastgelegd en welke meta-informatie is vereist.  Deze waarden kunnen vervolgens bij alle opdrachtnemers die in projecten met de opdrachtgever in VISI werken, uniform worden uitgevraagd in de ILS. Zo ontstaat een een uniform archief dat bruikbaar is voor alle projectteams door de gehele levenscyclus van het bouwwerk.
VISI van Bakker&Spees ondersteunt dit proces extra door – gedurende het project én na afloop – alle communicatie, informatie en documentatie vanuit het contractuele proces met een koppeling direct door te zetten naar het archiefsysteem. De projectmedewerker hoeft niet meer na te denken over de juiste gegevens. De koppeling zorgt er voor dat de informatie automatisch met het juiste label én in het juiste archiefdossier wordt geplaatst. Hierdoor ontstaat vanzelf een veel completer en real time archief. Alle informatie en onderbouwende communicatie is aanwezig. Eventuele fouten of vergeten stukken behoren tot het verleden.

Van documenten naar data-archivering

Het archiveren van informatie tijdens het bouwproces gaat steeds minder over het archiveren van documenten. Zo wordt bijvoorbeeld bij een bevinding in de buitenruimte geen gebruik meer gemaakt van documenten. Er wordt een melding gemaakt met een registratie van de situatie (een foto), de locatie (GIS-informatie) en de oplossing (losse gegevens). Naast het eindproduct (in dit geval de melding) moet ook vastgelegd worden op welke wijze het proces is doorlopen. Wie heeft er technisch gekeken naar de bevinding en de oplossing? Wie heeft het kostenplaatje goedgekeurd? En welke motivaties hebben hieraan ten grondslag gelegen? Alle communicatie en beslissingen moeten geregistreerd worden.
Al deze informatie moet gecombineerd en in de juiste context worden opgeslagen. Maar het archief van veel organisaties is vaak nog op één document georiënteerd. Het is van belang dat de duurzame beschikbaarheid en toegankelijkheid van alle losse informatie is geborgd. Informatie moet ook over tientallen jaren nog steeds kunnen worden ingezien, waarbij ook de toen gelegde verbanden en relaties nog aanwezig zijn.

Van archiveren ‘omdat het moet’ naar organisatiebeleid

Deze nieuwe manier van archiveren vraagt ook om een verschuiving in de wijze waarop in kaart wordt gebracht welke informatie beschikbaar en nodig is, wat de waarde van deze informatie is en hoe deze informatie in het juiste formaat en op de juiste manier de organisatie in kan komen. Hoe informatie moet worden aangeleverd moet niet bedacht worden op projectniveau; dat beleid moet op organisatieniveau worden bepaald.  Projectteams kunnen vervolgens aan dat informatiebeleid projectspecifieke toevoegingen doen. Om bouwwerkinformatie en onderbouwende documenten te archiveren is het verstandig om deze zaken af te stemmen in een BIM-protocol op organisatieniveau en in een ILS (informatie leveringsspecificatie) op projectniveau. Beide protocollen worden als contractstuk meegeleverd.