VISI houdt alle partijen scherp

René Dekkers, directievoerder bij de gemeente Veenendaal, is nog steeds blij met VISI.  ‘Het is echt een verbetering ten opzichte van de oude situatie, waarbij alle partijen een willekeurig systeem hanteerden. VISI bespaart je gewoon tijd en schept duidelijkheid. Een van de grote voordelen van de software is de bewaking van reactietermijnen. In de bouwvergadering werpt dat z’n vruchten af. Nu wordt in één klap zichtbaar welke acties nog open staan. Zo houd je elkaar scherp!’
Ondertussen zijn de ervaringen met VISI zo positief dat de gemeente heeft besloten het gebruik voor te schrijven voor alle uitvoeringsprojecten. Onlangs heeft de gemeente Ruben Blair van Bakker&Spees uitgenodigd om het verhaal van de VISI-standaard en software toe te lichten voor iedereen die er straks mee te maken krijgt.

Bakker&Spees CIVIEL

Daarnaast besloot de gemeente vorig jaar over te stappen op het CIVIEL pakket van Bakker&Spees toen de software van de vorige leverancier niet langer bleek te matchen met de verwachtingen. Aan die overstap gingen een heldere presentatie door accountmanager Jan Veenhof en een gebruikerstraining vooraf. Inmiddels zijn vier toezichthouders en twee werkvoorbereiders met de modules Bestek, Calculatie en Administratie aan de slag.

Vol vertrouwen aan de slag

Als afnemer van twee softwarepakketten heeft de gemeente Veenendaal regelmatig contact met Bakker&Spees. René is zeer te spreken over de begeleiding: ‘Onze contactpersonen zijn makkelijk bereikbaar en denken met ons mee. Bijzonder fijn was dat Bakker&Spees ons voorstelde om voordat we tot aanschaf van CIVIEL overgingen eerst een testversie te draaien. Zo hoefden we niet overhaast een beslissing te nemen.’  Ook voor de toepassing van VISI bleek het mogelijk om een pilotproject in te richten, waardoor de investering over drie jaar kon worden uitgespreid.

Nazorg & de servicedesk

Niet alleen in de voorbereidende fase maar ook voor de ‘nazorg’ is Bakker&Spees beschikbaar. René: ‘Natuurlijk verloopt niet alles direct 100% vlekkeloos. Maar we hebben wel het gevoel dat de aandachtspunten serieus worden opgepakt door Bakker&Spees. Voor vragen die tijdens het werken met de software  naar boven komen, hebben we het nummer van de servicedesk paraat. De mensen aan de telefoon weten waar ze het over hebben en geven zinnige adviezen. Zo ben je snel weer op weg als je tegen iets aanloopt.’

Koppeling met andere interne systemen

Gemeente Veenendaal heeft nog wel iets op de wensenlijst staan: een koppeling van VISI met hun interne zaaksysteem om de workflow verder te optimaliseren. Aangezien interoperabiliteit (het vermogen om te communiceren met andere systemen) een van de kenmerken van VISI is, gaat Bakker&Spees onderzoeken hoe deze koppeling het beste gerealiseerd kan worden. Dat vraagt uiteraard tijd, maar gezien de ervaringen heeft René er vertrouwen in dat ook hiervoor een goede oplossing in de maak is.

De lat ligt hoog voor deze monumentale brug

Hogesluis is een grote brug, met tien doorvaarten, die weg- en waterzijdig intensief wordt gebruikt. Het is echt een neo-classicistische brug, met overvloedig gebruik van bewerkt natuursteen en een rijke decoratie. Om maar een greep te doen: stalen randliggers met gedecoreerde en gebogen sierstukken van gietijzer met maskers en polychrome schilden (stadswapens), candelaberzuiltjes op de natuurstenen balustrade, gedecoreerde natuurstenen obelisken op de pijlers, lantaarndragers gevormd als scheepsboegen, met bijpassende lantaarns. Het vergt zeer zorgvuldig handelen om bij renovatie van een dergelijke brug de monumentale waarde te behouden.

Verrassingen maken complexe renovatie nog lastiger

Maar renovatie was hoognodig. Er is in het verleden al veel gedaan om de brug te behouden. In 1903 werd de brug versterkt voor de tram. In 1934 kwamen er nieuwe vallen. In 1976 bracht men door de beide keldervloeren boorpalen aan voor aanvullend draagvermogen en vernieuwde men de stalen basculekleppen met de bewegingswerken en de beide rijdekken. Maar het blijft een probleem dat de brug eigenlijk niet voor het huidige zware gebruik is gebouwd. Door het beweegbare middendeel ontbreekt het verband in de brug;  inmiddels waren de brughoofden 14 centimeter naar elkaar toegeschoven.

Tijdens de renovatie kwamen nog tal van tegenvallers aan het licht, zodat er veel meer moest gebeuren dan gepland. In plaats van een gedeeltelijke aanpak komt er nu een volledig nieuwe fundering en een nieuw skelet. Natuursteen en decoratie is volledig verwijderd, wordt hersteld en na de renovatie weer aangebracht. Zo staat er straks een nieuwe brug met een grotendeels historische, monumentale afwerking.

Communicatie essentieel om de zaak in de hand te houden

Bij een dergelijke complexe renovatie zijn veel partijen betrokken: opdrachtgever, directievoerder, adviseurs, aannemers. Dit temeer omdat er vóór de renovatie ook nog een complete noodbrug is gemaakt die jarenlang de hele verkeersstroom afwikkelt, inclusief bussen en trams. Dan is een goede communicatie, en vastlegging van de afspraken, essentieel om de zaken in de hand te houden.

Dienst Infrastructuur Verkeer en Vervoer en de bouwcombinatie VBK Hoorn – BSB Bergum werken met VISI van Bakker&Spees om de communicatie te laten verlopen volgens het VISI-afsprakenstelsel dat de Nederlandse bouwsector heeft geaccepteerd voor digitale uitwisseling van formele communicatie. Hoe ging dat? Directievoerder Jeffrey Raadschelders van DIVV: ‘Het systeem is goed, maar het bleek lastig om alle partijen op elkaar te laten aansluiten. De software van de aannemer bleek niet aan te sluiten op het reeds door IBA gebruikte systeem. De aannemer is vervolgens ook gebruik gaan maken van VISI waardoor deze problemen niet meer bestonden.’

VISI geeft grip op alle beslispunten

En nu loopt het wel goed? Jeffrey: ‘We hadden wat aanloopproblemen, want je hebt ook als gebruiker discipline nodig. Zo gebruikten de diverse deelnemers verschillende naamgevingen; dat maakte documenten lastig te traceren. In overleg hebben we nu standaardcodes opgesteld, dat werkt eenduidig. Verder vereist VISI goedkeuringsprocedures voor bijna alles; om dat beheersbaar te houden hebben we nu ook kortere procedures. Bouwverslagen bijvoorbeeld stellen we meteen tijdens de vergadering vast en tekenen die af. Dat verslag gaat dan direct in VISI. Alle documentatie is daar te vinden; we hebben een grote contractwijziging aangegrepen om over te gaan op versie 3.0 en alle contractdocumenten in het systeem op te nemen. Ik kan alle cruciale informatie direct boven tafel halen, van de opdracht tot de prestatieverklaring aan toe.Alle beslispunten liggen helder. Bij een wijziging komt er een offerte, een adviseur of wij als toezichthouder kunnen daar nog informatie aan toevoegen. Pas na akkoord van de opdrachtgever kunnen we verder. En na de prestatieverklaring volgt een betaalbaarstelling, zo houden we alles in de hand.’

Goede samenwerking maakt VISI steeds waardevoller

De VISI-standaard en VISI worden bij projecten als deze aan de praktijk getoetst. Is Jeffrey tevreden? ‘Heel veel onnodige handelingen worden nu voorkomen. En er is zeker overzicht. M’n besteksadministratie is op orde, contactdocumenten, alle voortgangsdocumenten, afspraken en accorderingen zijn direct te vinden, ik heb overzicht van de betalingen. In samenwerking met Bakker&Spees heb ik nu wel het meest complete raamwerk in VISI beschikbaar. Wensen zijn er ook nog; digitaal factureren zit er bijvoorbeeld nu nog niet in. Ik ben benieuwd hoe het zich verder ontwikkelt!’

Markt heeft voordelen onderkend

Directievoerder Remco Bom: ‘Het begon als een pilot waarbij we een aannemer zover kregen om met ons mee te doen. Die zag er ook de voordelen van in. Toch merk je, omdat het nieuw is, dat je zowel bij ons als in de bouwwereld tegen weerstand oploopt. Daar hebben we ons werk wel aan gehad. Maar inmiddels zijn er opdrachtnemers die met VISI willen werken op projecten waar we het niet eens op voorschrijven. De markt herkent de voordelen dus inmiddels echt wel.’

Nu de bal rolt, zet Rotterdam stappen

Het vergt een softwarepakket om VISI praktisch toe te passen: Rotterdam koos voor VISI van Bakker&Spees. De communicatiestromen en beslispunten van een project worden vertaald in een zogeheten raamwerk. Remco: ‘In ons eerste raamwerk konden alleen de directievoerder, de toezichthouder en de aannemer met elkaar communiceren. Inmiddels doen ook de technische projectleider en de opdrachtgevers actief mee; in feite de hele keten. Nu willen we de werkvoorbereiding erbij voegen, en kijken we of we in een dubbelslag ook met BIM – het Bouw Informatie Model – verder kunnen. Daar werken alle partijen en disciplines binnen één model. Onze opzet hierin is, dat de communicatie bij BIM ook via VISI gaat lopen. Uiteindelijk kan je dan het hele proces zoals een ingenieursbureau of de gemeente Rotterdam dat doorloopt, volledig onder controle houden.’

Remco Bom is directievoerder Gemeente Rotterdam en als projectleider VISI verantwoordelijke voor VISI.