Hoe maakten jullie hiervoor SSK-ramingen?
‘Voorheen rekenden we vooral in Excel met het template van het CROW, vaak op basis van oude bestekken of eigen kostenkentallen. Iedereen had zijn eigen cijfers die zelden actueel waren. Je was constant bezig met het opzoeken van prijzen van materialen, manuren, materieel… Dat kostte veel tijd en leverde geen uniforme resultaten op. Ook liepen we er tegenaan dat we rekenden met tarieven van een paar jaar terug, terwijl je project pas over twee jaar in uitvoering gaat. Je loopt dan automatisch achter op inflatie en prijsstijgingen.’

En toen kozen jullie ervoor om de SSK-ramingen van Excel naar CALC te verhuizen. Hoe is die implementatie verlopen?
‘Het heeft veel tijd gekost om de bibliotheek op te bouwen. Maar als je die eenmaal hebt, hoef je hem alleen bij te werken. Ook hoeven we niks meer op te zoeken en weten we dat we met de juiste en actuele getallen aan het werken zijn. Met CALC hebben we nu een centrale bibliotheek (Stamgegevens) met daarin kostenkentallen. Werkzaamheden zijn vooraf uitgewerkt, inclusief bijbehorende tarieven. Daardoor kunnen we ramingen veel sneller opstellen. Ook dwingt CALC je bijna om je bibliotheek up-to-date te houden, wat de betrouwbaarheid van ramingen enorm verhoogd. Tenslotte draagt het ook bij aan de eenduidigheid binnen het team.’

Hoe draagt CALC dan bij aan eenduidigheid binnen het team?
‘Doordat alle collega’s dezelfde bibliotheek gebruiken, worden ramingen uniform. Of ik nu een raming maak of een collega: de eenheid van kosten en opbouw is hetzelfde. Voorheen kon het zijn dat de ene collega €45 rekende voor een manuur, en een ander €60. Dat is nu verleden tijd.’

De bibliotheek is nu opgebouwd dus jullie zijn er klaar voor om CALC in te zetten. Hoe breed wordt CALC nu ingezet binnen de gemeente Almelo?
‘We zijn net gestart en gebruiken het nu met een kleine groep van drie à vier collega’s. We hebben nog geen grote projecten volledig in CALC geraamd, maar die komen er absoluut aan. Bijvoorbeeld een project rondom de afwatering bij een tunnel die bij hevige regenval onderloopt. Dankzij onze voorbereiding kunnen we dat straks in een uur ramen.’

Dat klinkt als behoorlijke tijdswinst. Kan je de tijdswinst al inschatten in cijfers?
‘Dat verschilt per project, maar waar we voorheen soms dagen bezig waren, kunnen we nu een globale raming binnen een uur afronden. Vooral het vooraf vullen van de bibliotheek kost tijd, maar die investering betaalt zich snel terug. Daarna is het vooral bijhouden en dat gaat snel.’

Wat verwacht je van de toekomst van kostenramingen?
‘Kostenramingen zijn steeds completer geworden en we starten er eerder mee. Waar we vroeger alleen uitvoeringskosten opnamen, kijken we nu naar het hele project: vergunningen, leges, advieskosten, belastingen. Alles telt mee. Ik verwacht dat het nog digitaler en integraler wordt. Tools als CALC zijn goede hulpmiddelen om zo veel mogelijk mee te nemen in een bepaalde tijdspanne.’

De organisatie begon drie jaar geleden met het werken met ERP-systeem Cleverdesk. Frank licht toe: ‘We zijn redelijk kritische gebruikers en misten een goede calculatiemodule in dit systeem. Cleverdesk verwees ons door naar Bakker&Spees en zodoende zijn wij per 1 januari 2022 met vier medewerkers aan de slag gegaan met CALC. De opzet van CALC sluit perfect aan bij onze wensen. Voordat we aan de slag gingen met CALC, calculeerden we in Excel. Het probleem met Excel is dat je redelijk makkelijk een formule of foutje kan maken waardoor je calculatie niet meer klopt. CALC biedt de vrijheid om te spelen met een calculatie, maar zorgt er ook voor dat het niet fout kan gaan.’

Product Owner Michiel Banus van Bakker&Spees vult aan: ‘De reden dat je niks fout kan doen is omdat de formules, ofwel de berekeningen, in de achterkant van het calculatiesjabloon zijn verwerkt. Daar kunnen de gebruikers niet bij’. Michiel is betrokken geweest bij de implementatie van CALC bij EBC Glasvezeltechniek en heeft het calculatiesjabloon in samenwerking met Frank opgesteld. Belangrijke wensen hierbij waren dat het sjabloon zowel in het Nederlands als Duits gebruikt kon worden. Verder werkt EBC veel met raamcontracten. Deze werkzaamheden en prijzen moesten ook in Stamgegevens  worden gezet. Daarnaast moesten natuurlijk ook al hun eigen prijslijsten (arbeid, materieel, materiaal etc.) toegankelijk zijn. Als laatste moest inzichtelijk worden hoeveel dagen een tracé zou duren, zodat de planning hierop gebaseerd zou kunnen worden.

Inmiddels is EBC Glasvezeltechniek ruim een half jaar aan het werk met CALC. Het is nog te vroeg om de lange-termijn-effecten te zien, wel ziet Frank korte-termijn-effecten: ‘Het voornaamste is dat we meer gevoel krijgen bij de hoeveelheden die we aanbieden. Een aantal kilometers tracé aanleggen blijft abstract. Door CALC ontstaat inzicht in de benodigde tijd per tracé. Hierdoor krijgen we al in de voorcalculatie inzicht in de benodigde tijd. Zo maken we van abstracte hoeveelheden een soort tijdsplanning met de te verwachte kosten. CALC biedt inzicht in wat we eerst niet hadden en geeft antwoord op een hele belangrijke vraag: zijn we binnen budget gebleven of is deze overschreden? En dat allemaal zonder er extra werk aan te hebben.’

Lange-termijn effecten zijn te meten door voorcalculaties met nacalculaties te vergelijken. Frank: ‘Op deze manier creëren we bewustwording van het financiële budget bij de betrokken medewerkers. Op het moment dat we direct inzicht hebben, kunnen we ook op tijd bijsturen en identificeren waar het probleem ligt. Het gevolg hiervan is dat we het uiteindelijke resultaat kunnen verhogen en scherper kunnen aanbieden.’