‘VISI zorgt voor overzicht en structuur’

Verbouwen met de winkel open

Knipscheer Rail-Infra (onderdeel van de Knipscheer Infra Groep) is gespecialiseerd in werkzaamheden rondom de railinfrastructuur zoals ontwerp, realisatie en onderhoud van perrons, stations, geluidsschermen en civiele betonconstructies. Arjan vertelt: ‘Een specifieke uitdaging bij onze projecten is dat wij de klus klaren te midden van de reizigers, want vaak blijft ‘de winkel’ gewoon open tijdens de verbouwing. Het is de bedoeling dat men zo weinig mogelijk last ondervindt van onze werkzaamheden, dat vraagt om een efficiënte aanpak. Soms complex, maar het zorgt ook voor dynamiek en tijdens het werken is er vaak direct contact met de gebruikers van de openbare ruimte.’

Bij Knipscheer Rail-Infra dienen de projecten zich landelijk aan en worden op wisselende momenten in de week uitgevoerd. Dat betekent hard werken, maar wel met hart voor het personeel. ‘Er wordt gewerkt met een ploeg van zo’n twintig vaste medewerkers, daarnaast wordt veelvuldig een beroep gedaan op de expertise van de zusterbedrijven en waar nodig de ploeg aangevuld met inhuur. Vernieuwing van een perron komt vaak neer op nacht- en weekendwerk. Omdat wij ons personeel duurzaam inzetbaar willen houden, respecteren wij de rustperiodes van onze mensen en proberen we het aantal te werken nachten en weekenden te beperken. Dat kan door het toepassen van slimme technieken en door het werk anders te organiseren. Niet makkelijk voor de planners maar het spaart de gezondheid van je mensen’, aldus Arjan.

Raamcontract voor meerdere projecten

Knipscheer gebruikt al een paar jaar de VISI-software van Bakker&Spees binnen projecten met ProRail. Met VISI ligt de workflow vast, waardoor het in één overzicht duidelijk is wie in welke rol wat mag communiceren en naar wie en wanneer een bericht mag worden verstuurd. ‘Door VISI heb je snel inzicht in de actuele status van een project. Ook handig is de viewerrol, die uitkomst biedt bij afwezigheid van een projectlid, want je hebt dan rechten om bepaalde informatie in te zien’, verduidelijkt Arjan. Knipscheer heeft sinds een paar jaar een raamcontract, Bakker&Spees is daarmee ‘preferred supplier’ geworden van VISI-software voor Knipscheer. Het voordeel is dat er dan niet steeds een aparte offerte aangevraagd hoeft te worden voor de looptijd van één project, maar dat er een doorlopend contract is voor meerdere projecten. Hierbij worden de verbruikskosten halfjaarlijks per project achteraf gespecificeerd en in één keer gefactureerd. Dat scheelt een hoop administratie.

VISI houdt afspraken helder

Het voordeel van de VISI-software is dat de afspraken tussen de contractpartners helder zijn. Arjan: ‘VISI zorgt voor overzicht en structuur, dat geeft zekerheid en daarmee ook rust in het werk. Je bent af van het bijhouden van verschillende lijsten. Als je in plaats van VISI met e-mail werkt binnen een project, gebeurt het nog wel eens dat in vakantietijd de mailbox explodeert en mails uit het zicht raken, met het risico op onnodig lange doorlooptijden. Binnen VISI liggen de reactietermijnen vast en is de goedkeuring van berichten duidelijk geregeld,  dat is echt een plus ten opzichte van het werken zonder VISI. Ook de rapportagefunctie voor bijvoorbeeld termijnstaten werkt prettig, je kunt op elk moment actuele rapportages uitdraaien.’

VISI dwingt tot zorgvuldigheid

ProRail schrijft VISI verplicht voor in de contracten, dus was het werken met de software voor Knipscheer in eerste instantie een ‘moetje’. Arjan: ‘In het begin waren we eerlijk gezegd wel wat sceptisch, wennen aan zo’n nieuw systeem vraagt toch de nodige tijd. Bij de implementatie hebben we een gebruikersinstructie op de werkplek gehad, dat was voor ons voldoende om van start te kunnen. Verder hebben we weinig problemen ondervonden tijdens het werken, want het is een solide systeem. We hebben nog niet eens alle mogelijkheden van de software verkend, daar zouden we eigenlijk een goed moment voor moeten plannen. Over de service van Bakker&Spees zijn we verder heel tevreden, als het nodig is kan er snel geschakeld worden is onze ervaring.’

‘VISI vraagt in het begin meer discipline dan werken via e-mail, dat is even omschakelen. Het is net als met de etherdiscipline van Ellie Lust’, grapt Arjan, ‘je moet je wel eerst verdiepen in de spelregels voor een soepele communicatie, maar juist dat is de kracht van VISI. Het dwingt opdrachtgever en opdrachtnemer om zorgvuldig om te gaan met gegevens en documenten. Dat heeft echt meerwaarde voor een project.’