Kostendeskundige Janpeter Stoker vertelt
7 redenen waarom projecten duurder uitvallen dan verwacht
‘Maar zat dit niet in de raming?’ is een vraag die regelmatig terugkomt tijdens projecten. En hoewel prijsstijgingen of onverwachte gebeurtenissen vaak de schuld krijgen, ligt de oorzaak meestal niet bij één gebeurtenis, maar bij een combinatie van aannames, keuzes en onzekerheden.
Volgens Janpeter Stoker, senior kostendeskundige bij gemeente Utrecht en mede-eigenaar van de Raming Experts, ontstaan budgetoverschrijdingen zelden door één grote fout. Veel vaker zijn ze het gevolg van aannames, ontbrekende informatie of keuzes die in een vroeg stadium zijn gemaakt.
Dit zijn volgens hem de zeven veelvoorkomende redenen waarom projecten duurder uitvallen dan verwacht:
Reden 1
Optimisme wint het soms van de cijfers
De kostenraming wordt vaak gemaakt aan het einde van een ontwerpfase. Er zijn deadlines, verwachtingen, bestuurlijke afspraken en ook nog een druk om door te pakken. Juist op dat moment kan de verleiding ontstaan om optimistische keuzes te maken en vast te houden aan een bepaald budget, ook wanneer een nieuwe SSK-raming laat zien dat de werkelijke kosten hoger liggen. ‘Dat risico valt waarschijnlijk wel mee’ of ‘Dat lossen we later wel op’ zijn gedachten die in vrijwel ieder project voorkomen. Het gevolg daarvan is dat de financiële ruimte kleiner wordt, terwijl de onzekerheden nog aanwezig zijn.
Reden 2
Een raming wordt ingezet als prognose
Een kostenraming en een prognose zijn niet hetzelfde. Een investeringsraming bepaalt wat een project naar verwachting gaat kosten, inclusief reeds gemaakte kosten en actuele inzichten. Een prognose laat zien wat de eindstand wordt zonder rekening te houden met de gemaakte kosten. In de praktijk worden deze twee nog wel eens door elkaar gehaald. Bijvoorbeeld wanneer voorbereidingskosten, onderzoeken of engineeringskosten buiten beschouwing blijven. Daardoor ontstaat een onvolledig beeld waarop wel belangrijke besluiten worden genomen.
Reden 3
Niet alles staat op de tekening
Een ontwerptekening vertelt heel veel, maar niet alles. Denk aan tijdelijke verkeersmaatregelen, verkeersregelaars, omleidingen, bemalingsregime en grondstromenmaatregelen voor omwonenden. Dit zijn allemaal onderdelen die een grote invloed kunnen hebben op de uiteindelijke kosten. Wanneer deze informatie in een vroege fase nog niet volledig beschikbaar is, worden aannames gemaakt. En juist daar ontstaan vaak verschillen tussen een raming en de werkelijkheid.
Reden 4
Er wordt gerekend met incomplete of oude kengetallen
Veel vroege ramingen zijn gebaseerd op kengetallen. Daar is natuurlijk niks mis mee, zolang deze actueel en volledig zijn. In de praktijk blijken kengetallen soms gebaseerd op oude projecten, andere marktomstandigheden of alleen op bouwkosten en in het ergste geval dat men niet weet wat het kengetal bevat. Prijsstijgingen, indexeringen en aanvullende projectkosten kunnen ervoor zorgen dat een budget al achterloopt nog voordat het project überhaupt van start is gegaan. Actuele kengetallen zijn daarom essentieel voor betrouwbare ramingen.
Reden 5
De scope groeit onderweg
Stel je voor: het project is een brug met een aanliggende weg. Dit is duidelijk gedefinieerd in de SSK-raming. Naarmate een project vordert in de voorbereidingsfase, kan er een scope-wijziging plaatsvinden. ‘Nu we toch bezig zijn, laten we het riool toevoegen of een oeverbescherming of kaderrand.’ Voordat je het weet wordt een klein project een groot project en valt het dus ook duurder uit zonder dat de dekking van zo’n project één op één meeloopt met de kosten van scopewijzigingen.
Reden 6
Onzekerheden worden onderschat
Een veelgehoorde opmerking is dat SSK-ramingen aan de hoge kant zijn. Volgens Janpeter wordt daarbij soms vergeten waar een belangrijk deel van de investering uit bestaat: onzekerheden. Denk aan kabels, leidingen, bodemverontreiniging, vergunningen, marktomstandigheden of technische risico’s. Deze zijn vaak nog niet volledig bekend wanneer een raming wordt opgesteld.
Juist daarom worden risico’s en onzekerheden expliciet meegenomen in een SSK-raming. Niet omdat ze zeker optreden, maar omdat de ervaring leert dat projecten vrijwel altijd met tegenvallers te maken krijgen die we van tevoren nog niet kunnen benoemen.
Reden 7
Er wordt gestuurd op één getal
Deterministische ramingen leveren één enkel bedrag op, dat vervolgens als uitgangspunt dient voor budgettering en besluitvorming. De werkelijkheid is echter minder eenduidig dan zo’n enkel getal suggereert. Elke SSK-raming kent een bandbreedte waarbinnen de werkelijke kosten zich waarschijnlijk zullen bevinden.
Probabilistisch ramen laat zien binnen welke bandbreedte een project zich waarschijnlijk zal ontwikkelen. Daardoor ontstaat inzicht in de kans dat een budget wordt overschreden én welke financiële ruimte nodig is om risico’s op te vangen.
Een project dat 15% boven de gemiddelde raming uitkomt, kan nog steeds binnen de vooraf berekende bandbreedte vallen. In dat geval is het project niet duurder geworden dan verwacht; de verwachting was simpelweg breder dan één bedrag. Deze manier van ramen maakt onzekerheden zichtbaar voordat besluiten worden genomen. En juist dat helpt organisaties om realistischere verwachtingen te creëren en verrassingen tijdens de uitvoering te beperken.
DEEL DIT ARTIKEL:
Grip op kosten met CALC-SSK
Plan een persoonlijke demo in
Benieuwd hoe CALC jouw organisatie kan helpen bij het bepalen van projectbudgetten, het vergelijken van scenario’s en het creëren van meer zekerheid in besluitvorming? Laat dan je gegevens achter. Een specialist van CALC neemt contact met je op voor een persoonlijke kennismaking en demonstratie.
Maak kennis met CALC
Met CALC maak je calculaties, wat voor calculaties je ook wilt. Maar eigenlijk vooral die complexe. Die calculaties die je hebt geprobeerd om te maken in andere pakketten, maar waar je toch nog niet helemaal tevreden over bent.
Maak je keuze
Volg ons op social:
