SuperVISI, Risicobeheersing & Rapportage

Data uit alle projecten in één realtime SuperVISI

Tijdens een bouwproject met VISI wordt een potentiële goudmijn aan informatie opgebouwd. VISI biedt verschillende mogelijkheden om met deze informatie je (project)organisatie nog beter te laten functioneren. Met SuperVISI wordt alle realtime-data uit de projecten samengebracht in projectoverstijgende rapportages. Op deze wijze kun je projectoverstijgend sturen en krijg je een compleet financieel overzicht.

Met VISI wordt alles in hetzelfde format met dezelfde informatie, in eenzelfde proces aangeleverd, waardoor je informatie ook uniform uit het systeem kan halen. Met VISI wordt de communicatiestructuur en verplichting over alle projecten gelijk getrokken. Daardoor wordt de informatie niet alleen op projectniveau, maar ook gelijk op organisatieniveau beschikbaar. Inzicht in informatie en processen en het onderling kunnen vergelijken van projecten geeft je grote voordelen. De prestaties op het gebied van proces, financiën, tijd en kwaliteit worden direct duidelijk. Risicovolle projecten komen hierdoor sneller aan het licht, zodat je op tijd kunt bijsturen. De informatie in SuperVISI is altijd actueel en toont de daadwerkelijk gecommuniceerde informatie tussen jou en je contractpartners, zonder dat zij dit apart hoeven aan te leveren. Zo is gemakkelijk de actuele stand van zaken in te zien, en kom je niet meer voor onaangename verassingen te staan.

Project-, proces- en risicobeheersing

Een belangrijk doel en groot winstpunt van VISI is dat de informatie die jij en je contractpartij invoeren in de vorm van realtime-rapportages ook weer uit het systeem gehaald kan worden. Steeds complexer wordende bedrijfsprocessen en een grotere marktdruk in de GWW vragen om meer controle en toegevoegde waarde. Het vertrekpunt op projectniveau moet zijn dat alle gewenste statusoverzichten die jij en je projectteam hanteren uit VISI komen. Aspecten die beheerst dienen te worden met rapportages zijn onder meer kosten, tijd, scope, risico’s en kwaliteit.

Omdat alle informatie in VISI eenduidig vastligt, kun je die op verschillende manieren benaderen. Dat kan met de zoekfunctie of middels de mappenstructuur, maar VISI biedt ook stuurinformatie op projectniveau via rapportages. Zonder VISI worden lijsten met stuurinformatie nu vaak handmatig bijgehouden in spreadsheets. Het handmatig bijhouden van deze overzichten, bij beide contractpartijen, is een tijdrovende en bovendien foutgevoelige werkwijze. Daarnaast zijn de lijsten nooit actueel. Om tijdverlies en fouten te voorkomen dienen alle overzichten voor jou en je projectteam vanuit VISI gegenereerd te worden. Bijkomend voordeel is dat elk project dezelfde overzichten krijgt en projecten steeds eenvoudiger te beheersen zijn.

Rapportages

Managementrapportages

In VISI kun je alle gecommuniceerde informatie door middel van managementrapportages presenteren aan de gebruiker. Zo houd je met VISI nog beter grip op je project. Wij bieden standaardrapportages voor projecten met de meest gebruikte standaard contractvormen kosteloos aan. Onze standaardrapportages geven bijvoorbeeld inzicht in de actuele status van documenten ter acceptatie en ter toetsing, afwijkingen en wijzigingen, termijnen, en openstaande acties. Daarnaast is er een rapportage waarmee je overzicht houdt in de overschreden reactietermijnen.

Naast de gewone rapportages die je in één muisklik kan opvragen, kunnen rapportages ook periodiek naar één of meerdere personen in je project worden verstuurd. Wil je dagelijks een rapportage in je mailbox ontvangen van alle openstaande transacties, inclusief de actiehouder? Of wil je elke laatste dag van de maand een rapportage inzien met een overzicht van alle wijzigingen in je project? Je kunt de rapportages geheel automatisch laten maken en versturen naar ieder willekeuring e-mailadres. Zo heb je periodiek overzicht op alle mutaties binnen het project, dat bijvoorbeeld als input voor de bouwvergadering kan worden gebruikt.

Het toegankelijk blijven van alle data betekent niet alleen meer inzicht in de verzonden informatie, maar ook meer grip op project-, proces- en risiconiveau.

Onderbouwingsrapportages

Omdat je met VISI alle formele contractcommunicatie en interne mandaten realtime vastlegt, kan je deze informatie ook meteen actief benutten. Met behulp van VISI wordt binnen je project bepaald wanneer (proces), wie (rol), wat (informatie), aan wie (rol) aanlevert. Deze informatie kan VISI automatisch voor je samenvoegen. Omdat de complete historie en besluitvorming binnen je VISI-project bewaard blijft, kan bij arbitrage alles eenduidig worden gereconstrueerd. Een accountant kan bijvoorbeeld rechtstreeks meekijken in de VISI-communicatie van je project, zónder dat je hiervoor aanvullende handelingen hoeft te verrichten.

Met de onderbouwingsrapportages in VISI hebben we het nog eenvoudiger gemaakt voor juristen en auditors om de communicatie, documentatie en besluitvorming binnen de projecten van jouw organisatie terug te vinden. Deze onderbouwingsrapporten genereren samenvattingen van de gecommuniceerde informatie. Wanneer er een externe auditor, of een accountant op bezoek komt, kun je in één muisklik de gevraagde informatie realtime aanreiken. Deze onderbouwingsrapporten kun je ook periodiek per e-mail ontvangen.

De onderbouwingsrapporten worden direct gegenereerd op basis van daadwerkelijk verzonden informatie binnen jouw organisatie en tussen contractpartijen onderling. Hierdoor heeft een auditor of accountant altijd de meest actuele status voor handen, zonder dat hiervoor aanvullende acties vanuit deze organisatie vereist zijn. Ook de externe partij levert met VISI alle informatie aan op de juiste wijze. Deze informatie wordt direct verwerkt, zonder dat er actief handelen van een medewerker voor vereist is. 

 

Door alle communicatie in projecten via VISI te laten verlopen is er veel minder discussie met bijvoorbeeld de opdrachtnemers, alles ligt vast en is heel snel terug te vinden. Met VISI blijft helder wie nou welk besluit wanneer genomen heeft. Bijkomend voordeel is dat alle stukken, zoals tekeningen en documenten, gelijk gearchiveerd worden.

Remco Bom
directievoerder
gemeente Rotterdam

Wij zijn Bakker&Spees

Grip op de zaak: dat is in 4 woorden wat onze software je geeft. Als je in de GWW werkt, maken we je bedrijfsvoering makkelijker en beter. We helpen je met persoonlijke service en deskundig advies. Zo kun jij de zaken efficiënter, eenvoudiger en plezieriger runnen.

We optimaliseren en innoveren onze producten continu, zodat jij steeds beschikt over de beste software met het oog op de toekomst. Daarbij zien we onszelf niet alleen als leverancier. Ons deskundig team helpt jou altijd de beste oplossing te vinden.