VISI en Relatics

De verbintenis tussen VISI en Relatics is een innovatie die mooi aansluit bij de ambitie van Antea Group. 'Zo blijf je niet alleen koploper in de branche maar ook een aantrekkelijke werkgever.'

'Maar liefst twaalf en soms nog meer analoge stappen in één proces, dat is niet meer van deze tijd!' Als voorstander van digitalisering was Joris van Nuland, adviseur contracten bij ingenieurs- en adviesbureau Antea Group, direct enthousiast toen hij in 2016 hoorde over de mogelijkheid om software te koppelen. Het was op een VISI-kennisdag dat Olaf Kok van Bakker&Spees het publiek bijpraatte over de nieuwste ontwikkelingen, waaronder een koppeling met Relatics. Joris was overtuigd van de meerwaarde en toen het juiste project zich aandiende, besloot hij er concreet werk van te maken.

Koppeling als trend

Een afspraak met Janax Looij, productspecialist bij Bakker&Spees, was de volgende stap. Volgens Janax groeit de interesse in softwarekoppeling: 'Wij zien bij Bakker&Spees steeds meer vraag naar manieren om andere systemen op VISI te laten aansluiten. Een koppeling met de applicatie Relatics is een van de vele voorbeelden.' Relatics is een programma waarmee je informatie binnen projecten volledig volgens de principes van Systems Engineering kan beheren. De informatie wordt georganiseerd in een samenhangend netwerk van eisen, objecten, functies en andere projectinformatie. Door de koppeling met VISI als communicatiemedium kan vanuit Relatics worden gecommuniceerd met externe partijen zonder export/import.

Je doet het samen

Janax: 'Het tot stand brengen van een verbinding tussen verschillende systemen is maatwerk en vraagt altijd om intensief overleg met de organisatie en de gebruikers. We moeten exact in beeld krijgen welke informatie op welke momenten moet worden uitgewisseld. Het was een flinke klus, vooral in het traject waarbij VISI-informatie weer terug gaat naar Relatics hebben we veel energie moeten steken.' Janax had een degelijke voorbereiding gehad door een training te volgen bij Relatics en prijst de samenwerking met Antea, waar specifieke expertise rond de koppeling aanwezig was.'We hebben het echt met elkaar gedaan en het contact verliep heel prettig.'

Zo simpel kan het zijn

Joris: 'Toen de testversie werd gedraaid was ik blij verrast hoe simpel het proces werkt. Op het moment van invoering was het bouwproject al gevorderd, dus de daadwerkelijke toepassing is in een latere fase van start gegaan. Maar de mensen die ermee aan de slag moesten hadden weinig moeite met de omschakeling. Het proces is veel eenvoudiger en prettiger geworden. We hebben het aantal stappen tot meer dan de helft weten terug te brengen. Flinke tijdwinst dus, maar dat niet alleen. Het betekent ook het einde van handmatig op een schijf opgeslagen informatie en het circuleren van verschillende lay-outs. Met het gebruik van VISI en Relatics zonder de koppeling zijn werkzaamheden als printen, scannen en analoog ondertekenen al uitgebannen.  Met de koppeling is de foutkans nog verder afgenomen doordat werkstappen, zoals exporteren, pdf maken en het toevoegen van digitale bijlagen niet meer nodig zijn.'

Van twaalf naar vijf stappen

De situatie na de koppeling is dat er nog maar vijf stappen in het proces zijn: De opdrachtnemer stuurt een document ter acceptatie in via VISI, waarbij automatisch de kenmerken van het document op de juiste plek in Relatics worden gezet, met een hyperlink naar het betreffende VISI-bericht. De toetscoördinator stuurt vervolgens via VISI een verzoek tot toetsing naar de toetser. De toetser gaat uitkomsten van de toets in Relatics uitvoeren. De toetser gaat naar het VISI bericht, drukt op de Relatics knop, selecteert het betreffende toetsverslag en alle toetsinformatie vanuit Relatics wordt in één keer in het VISI bericht gezet. Het toetsverslag gaat uiteindelijk via de contractmanager naar de opdrachtnemer.

Blij met resultaat

'We hebben er veel tijd en energie in gestoken, maar het resultaat is er ook dan ook naar,' zegt Janax. 'Met de kennis van nu zouden we een enkel aspect van het koppelingstraject wel anders aanpakken. Zo zouden we een volgende keer minder hard van stapel lopen. Het werkt uiteindelijk beter om eerst met één veldje te beginnen en dan stap voor stap uit te breiden. Ook hadden we beter kunnen communiceren naar de gebruikers dat ze, als ze ergens tegenaan liepen, voor raad en daad bij Bakker&Spees terecht konden. Feit is wel dat er nu een goede template ligt, die gemakkelijk is uit te breiden met nieuwe functionaliteiten.'

VISI en Relatics: een sterk duo

Volgens Joris past de koppeling VISI-Relatics naadloos in de digitale transformatie die aan de gang is in de bouw. Ook in het kader van Bouw Informatie Management (BIM) is het koppelen van systemen essentieel. 'VISI en Relatics zijn een sterk duo. Het werkt gewoon; er is geen rompslomp meer, je doet nu alle handelingen vanaf je laptop,' aldus Joris. 'De gang naar de printer is verleden tijd. Net als het wachten op de krabbel van een collega die pas over twee dagen weer op kantoor is. En, niet onbelangrijk, de digitale workflow is ook nog eens duurzaam. De verbintenis tussen VISI en Relatics is een innovatie die mooi aansluit bij de ambitie van Antea Group. Zo blijf je niet alleen koploper in de branche maar ook een aantrekkelijke werkgever.'

Aanbevolen product

VISI

Als je met verschillende partijen samenwerkt, ken je de problemen: faalkosten, uitgelopen planningen, budgetoverschrijdingen en zoekgeraakte documenten. Met VISI van Bakker&Spees maak je van elk project iets moois, door alle informatie en formele communicatie digitaal vast te leggen volgens de VISI-standaard.

Door alle communicatie in projecten via VISI te laten verlopen is er veel minder discussie met bijvoorbeeld de opdrachtnemers, alles ligt vast en is heel snel terug te vinden. Met VISI blijft helder wie nou welk besluit wanneer genomen heeft. Bijkomend voordeel is dat alle stukken, zoals tekeningen en documenten, gelijk gearchiveerd worden.

Remco Bom
directievoerder
gemeente Rotterdam

Waarom Bakker&Spees?

Grip op de zaak: dat is in 4 woorden wat onze software je geeft. Als je in de GWW werkt, maken we je bedrijfsvoering makkelijker en beter. We helpen je met persoonlijke service en deskundig advies. Zo kun jij de zaken efficiënter, eenvoudiger en plezieriger runnen.

We optimaliseren en innoveren onze producten continu, zodat jij steeds beschikt over de beste software met het oog op de toekomst. Daarbij zien we onszelf niet alleen als leverancier. Ons deskundig team helpt jou altijd de beste oplossing te vinden.