Waarom gebruik je VISI?

VISI faciliteert de communicatie binnen en tussen afdelingen, maar ook met andere personen of organisaties bij alle projectfases én in je organisatie. Lees hier over veel voorkomende projectuitdagingen en hoe VISI die oplost.

VISI voor projecten

In de GWW en B&U sector wordt VISI gebruikt bij realisatie en onderhoudsprojecten gedurende alle projectfases, bijvoorbeeld bij de projectvoorbereiding en projectuitvoering.

  • Projectvoorbereiding: Bouwteam & AWVODI
    • Voorafgaand aan een project maken betrokkenen afspraken over zaken die belangrijk zijn voor de uitvoering, bijvoorbeeld over vergunningen of ontwerpen.
  • Projectuitvoering: UAV2012, UAV-GC, BVP, STABU & BIM (CDE)
    • Na de aanbesteding gaat het project in uitvoering. Opdrachtgever en opdrachtnemer wisselen alle formele informatie uit met VISI, zowel informatie met betrekking tot de interne projectorganisatie, als informatie rondom het contract.
  • Projectonderhoud: keuringen, raamovereenkomsten, inspecties
    • Zodra het project is uitgevoerd, volgt een periode van onderhoud. Dat is vaak een lange periode die zich over jaren uitstrekt. Ook dan is het belangrijk dat alle keuringen, inspecties en communicatie goed worden vastgelegd.

Projectvoorbereiding: voorafgaand aan een project maken betrokkenen afspraken over zaken die belangrijk zijn voor de uitvoering, bijvoorbeeld over vergunningen of ontwerpen.

Projectuitvoering: na de aanbesteding gaat het project in uitvoering. Opdrachtgever en opdrachtnemer wisselen alle formele informatie uit met VISI, zowel informatie met betrekking tot de interne projectorganisatie, als informatie rondom het contract.

Projectonderhoud: zodra het project is uitgevoerd, volgt een periode van onderhoud. Dat is vaak een lange periode die zich over jaren uitstrekt. Ook dan is het belangrijk dat alle keuringen, inspecties en communicatie goed worden vastgelegd.

VISI voor de organisatie

VISI faciliteert de communicatie binnen afdelingen, tussen afdelingen en met andere organisaties of personen (burgers of klanten), bijvoorbeeld bij:

  • Keuringen
  • Inkoopprocessen
  • Vergunningsprocessen
  • Bouwplantoetsing
  • Financiële processen
  • Organisatieprocessen buiten projecten om, of die daar een raakvlak mee hebben, worden ook gefaciliteerd in VISI.
  • Organisatieprocessen zoals het halen van mandaat, keuringen, bouwplantoetsing, het inkoop- of het vergunningenproces.
  • Processen op maat: processen kunnen ook op maat worden gemaakt en in VISI worden gefaciliteerd.

Wat levert VISI op?

  • Besparing op archief: als er geen papieren schaduwarchief wordt bijgehouden, zijn er aantoonbaar grote - tot 75% - besparingen op archief- en personeelskosten (gemiddeld wordt elk document op 4 tot 6 plaatsen gearchiveerd).
  • Kortere doorlooptijd: bij de juiste discipline en sturing worden doorlooptijden verkort met meerdere weken. Op een project van 1 miljoen kan dat leiden tot 2 tot 3 dagen kortere doorlooptijd.
  • Reductie van faalkosten: 3 tot 5% vermindering van faalkosten op de aanneemsom is een belangrijk voordeel dat nog niet in harde cijfers is te meten.

 

In de praktijk

Uitdagingen

Bouwprojecten kennen vele uitdagingen. Er wordt nog veel met Excel gewerkt om overzichten bij te houden. Dat is niet overzichtelijk en bovendien foutgevoelig. Ook wordt vaak e-mail als algemeen communicatiemiddel gebruikt. Na vele jaren van ervaring in deze branche en omdat verschillende partijen dezelfde uitdagingen tegenkomen, hebben we de oplossingen hiervoor ondergebracht in onze VISI-software.

Het proces: een overzichtelijk raamwerk
Om projecten zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en de kans op impasses zo klein mogelijk te houden, horen er nu eenmaal procedures bij projecten. Deze procedures moeten stap-voor-stap gevolgd worden, maar dat kan lastig zijn. Ze zijn ingewikkeld en per situatie verschillend. Het is daarbij ook lastig om de procedures exact te kennen, bij te blijven houden, te zien wat de status is en te bepalen wie op welk moment iets moet doen.

Hiervoor is het raamwerk de uitkomst. Een raamwerk omvat alle processen die zich in een project kunnen voordoen. Het is afhankelijk van het project en eventueel het geldende contract (AWVODI, UAV-2012) welke processen worden toegevoegd aan het raamwerk. De processen in een raamwerk kunnen aan elkaar gekoppeld worden, waardoor het ene kan overgaan in het andere; een wijzigingsprocedure bijvoorbeeld kan overgaan in een betaalbaarstellingsprocedure. Een proces is een gestructureerd geheel van activiteiten om een bepaalde doelstelling te realiseren. De activiteiten die je moet ontplooien om een doelstelling te realiseren, bestaan uit het versturen van VISI-berichten.

Handmatige Excels worden geautomatiseerde rapportages
Tijdens projecten moet veel informatie handmatig bijgehouden worden in Excelsheets en daarbij zijn een aantal vragen gemoeid, zoals:

  • Bij wie staat welke taak uit en wanneer kan er een reactie verwacht worden?
  • Welk document is in behandeling en wat is de actuele status: in behandeling, geaccepteerd, niet geaccepteerd, goedgekeurd of afgewezen?

Daarnaast zijn er financiële vraagstukken, zoals:

  • Welke termijnen zijn ingediend?
  • Wat is de status?
  • Welke posten staan er op de factuur: zijn er afwijkingen?
  • Wat is de verhouding tussen wat is gefactureerd en de aanneemsom?

Voorheen kostte dit veel tijd en de statussen die bijgehouden worden, zijn nooit actueel. Dat komt omdat iedereen die erbij betrokken is, ze zelfstandig handmatig zou moeten bijwerken. In de praktijk was dat een lastige klus. Met VISI is dat voorbij. VISI verwerkt alle bovenstaande vragen en antwoorden in overzichtelijke rapportages, die ‘real time’ worden bijgewerkt en inzichtelijk zijn.

Personeelswisselingen: kruip in de rol van je voorganger
Projectleden kunnen het  project verlaten en worden dan vervangen door nieuwe mensen.. Als mensen het project verlaten, verdwijnt kennis en is informatie niet meer beschikbaar, onder andere doordat hun mailbox niet meer toegankelijk is. Het is niet onwaarschijnlijk dat het project vertraging oploopt, omdat nieuwkomers bepaalde informatie niet tot hun beschikking hebben en via omwegen op de hoogte gebracht moeten worden. Met VISI wordt de dip in de continuïteit opgevangen met rollenkaarten, definities, machtigingen en opvolgingen. De nieuwe persoon kruipt letterlijk in de rol van zijn voorganger. Zo worden machtigingen, bepaalde opvolgingen en de berichtgeschiedenis overgenomen.

Geen e-mails, maar een audit trail van VISI-berichten
Veel gebruikt, maar niet ideaal én onoverzichtelijk: e-mail. Informatiestromen vanuit verschillende procedures en projecten lopen door elkaar en het is vaak lastig te controleren of de projectprocedures gevolgd zijn. Daarnaast ontvangen projectleden ook informatie die voor hen niet interessant is of worden ze blind in de CC toegevoegd.

VISI communiceert niet meer via de e-mail, maar via de applicatie zelf, die automatisch de berichten op een tijdlijn zet en zo een audit trail aanmaakt. Zo kan je te allen tijde de procedure controleren en berichten terugzoeken. Daarnaast wordt de hoeveelheid ‘spam’ in de vorm van onnodige CC’s vrijwel tot nul teruggedrongen. Hierdoor zie je alleen nog wat relevant is voor je rol en is een overvolle mailbox verleden tijd.

 

Relevante oplossingen

De VISI-standaard en VISI van Bakker&Spees

Er is een verschil tussen wat de standaard voorschrijft en wat een softwarepakket gebruiksvriendelijk maakt. Lees hier over de standaard en wat onze software uniek maakt .

Door alle communicatie in projecten via VISI te laten verlopen is er veel minder discussie met bijvoorbeeld de opdrachtnemers, alles ligt vast en is heel snel terug te vinden. Met VISI blijft helder wie nou welk besluit wanneer genomen heeft. Bijkomend voordeel is dat alle stukken, zoals tekeningen en documenten, gelijk gearchiveerd worden.

Remco Bom
directievoerder
gemeente Rotterdam

Wij zijn Bakker&Spees

Grip op de zaak: dat is in 4 woorden wat onze software je geeft. Als je in de GWW werkt, maken we je bedrijfsvoering makkelijker en beter. We helpen je met persoonlijke service en deskundig advies. Zo kun jij de zaken efficiënter, eenvoudiger en plezieriger runnen.

We optimaliseren en innoveren onze producten continu, zodat jij steeds beschikt over de beste software met het oog op de toekomst. Daarbij zien we onszelf niet alleen als leverancier. Ons deskundig team helpt jou altijd de beste oplossing te vinden.