Toetsresultaten in VISI

Zet je in VISI vaak toetsen uit bij diverse collega's? Er is nu een eenvoudige manier om al deze resultaten in één keer te bundelen en door te sturen naar een contractmanager.

Eenvoudig toetsinformatie verzamelen

Iedereen die wel eens in VISI aan collega’s om een oordeel of advies heeft gevraagd, weet dat het verzamelen en samenvoegen van beoordelingen een gedetailleerde en tijdrovende klus kan zijn. Zo moet je losse toetsformulieren samenvoegen tot één eindformulier en goed kijken of er geen dubbels of ontbrekende argumenten in staan.

Tot nu toe verliep het proces in zeven stappen:
  1. De toetscoördinator zet een oordeelverzoek uit naar de toetsers met een verzoek om een document te beoordelen;
  2. De toetsers schrijven hun bevindingen op in een los toetsformulier;
  3. Het toetsformulier wordt als bijlage aan het VISI bericht toegevoegd en teruggestuurd naar de toetscoördinator;
  4. De toetscoördinator ontvangt van iedere toetser individueel een antwoord;
  5. De toetscoördinator downloadt in ieder afzonderlijk bericht de toetsformulieren;
  6. De toetscoördinator schrijft de bevindingen over in zijn eigen toetsformulier en combineert de antwoorden;
  7. De toetscoördinator controleert vervolgens op dubbels en evt. ontbrekende gegevens;
  8. De toetscoördinator uploadt het nieuwe toetsformulier als bijlage in het VISI bericht met een eindoordeel richting de contractmanager.

Dat kan veel efficiënter, dus samen met onze klanten hebben we een oplossing gevonden.

Met als resultaat dat het proces is teruggebracht tot vier simpele stappen:
  1. De toetscoördinator zet een oordeelverzoek uit naar de toetsers met een verzoek om een document te beoordelen;
  2. De toetsers schrijven hun bevindingen direct in het oordeelbericht in het VISI bericht, of zorgen dat het bericht automatisch gevuld wordt door het systeem waarin zij hun toetsing doen (bijvoorbeeld Relatics of Sharepoint);
  3. De toetscoördinator ontvangt van iedere toetser een antwoord;
  4. Wanneer de toetscoördinator het eindoordeel met de contractmanager wil delen combineert VISI de toetsvelden uit de antwoorden tot één overzichtelijke tabel. VISI controleert automatisch op dubbels en haalt die zo nodig weg.

Wil je hier gebruik van maken maar zit het nog niet in je huidige raamwerk? Neem dan contact op met je accountmanager of productspecialist, dan kunnen we dit voor je instellen.

Aanbevolen product

VISI

Als je met verschillende partijen samenwerkt, ken je de problemen: faalkosten, uitgelopen planningen, budgetoverschrijdingen en zoekgeraakte documenten. Met VISI van Bakker&Spees maak je van elk project iets moois, door alle informatie en formele communicatie digitaal vast te leggen volgens de VISI-standaard.

Door alle communicatie in projecten via VISI te laten verlopen is er veel minder discussie met bijvoorbeeld de opdrachtnemers, alles ligt vast en is heel snel terug te vinden. Met VISI blijft helder wie nou welk besluit wanneer genomen heeft. Bijkomend voordeel is dat alle stukken, zoals tekeningen en documenten, gelijk gearchiveerd worden.

Remco Bom
directievoerder
gemeente Rotterdam

Wij zijn Bakker&Spees

Grip op de zaak: dat is in 4 woorden wat onze software je geeft. Als je in de GWW werkt, maken we je bedrijfsvoering makkelijker en beter. We helpen je met persoonlijke service en deskundig advies. Zo kun jij de zaken efficiënter, eenvoudiger en plezieriger runnen.

We optimaliseren en innoveren onze producten continu, zodat jij steeds beschikt over de beste software met het oog op de toekomst. Daarbij zien we onszelf niet alleen als leverancier. Ons deskundig team helpt jou altijd de beste oplossing te vinden.