Koppeling VISI & SharePoint

Nooit meer informatie handmatig overnemen uit SharePoint door de VISI-SharePointkoppeling.

Koppeling VISI & SharePoint

SharePoint is een DocumentManagementSysteem (DMS). Een softwarepakket dat door veel organisaties gebruikt wordt om documenten te ontwikkelen totdat deze uitgewisseld kunnen worden met externe partijen of intern een status krijgen.

De informatie-driehoek

Waar vroeger in projecten vooral de focus lag op het uitwisselen van documenten zien wij nu een verschuiving naar het beheren van processen. Documenten zijn daarin niet meer de bron van informatie maar de onderbouwing van de informatie.

DM-systemen passen goed binnen de zogezegde ‘informatie-driehoek’, de drie grootste informatiebronnen die aanwezig zijn bij (complexe) projecten:

  1. Het systeem om het bouwmodel te beheren, waarin o.a. eisen en werkpakketten worden gedefinieerd en getoetst (o.a. Relatics)
  2. Het systeem om de documenten in te beheren totdat ze een status krijgen en uitgewisseld kunnen worden (o.a. SharePoint)
  3. Het systeem om de uitwisseling conform het contract (de geijkte processen) te laten verlopen (VISI)

De wens bestaat om alle informatie uit de eerste twee systemen eenvoudig en automatisch te kunnen uitwisselen met VISI. Op deze wijze hoeft informatie niet door personen  handmatig overgenomen te worden.

Mogelijkheden binnen de koppeling

Samen met diverse klanten ontwikkelden we hiervoor de VISI-SharePoint koppeling. 

Wat kun je er mee?
  • Documenten en metagegevens overnemen uit SharePoint en gebruiken in een VISI-bericht
  • Documenten en metagegevens (informatie uit de VISI-transactie) overnemen uit VISI en opslaan in SharePoint
  • Tabellen en velden laten vullen in VISI op basis van  meta informatie vanuit SharePoint
  • Meerdere documenten tegelijkertijd ophalen uit SharePoint vanuit een VISI-transactie
  • Bij het toevoegen van deze documenten uit SharePoint kun je zoeken in alle documenten (vanuit VISI)
  • Je kunt informatie en documenten vanuit meerdere transacties tegelijkertijd verzenden naar SharePoint.
  • Samenvatting van je VISI-bericht in PDF als bijlage meezenden naar SharePoint (bijvoorbeeld alle belangrijke gegevens uit een VTW transactie)
  • Status vanuit VISI wordt meegegeven aan documenten in SharePoint
  • SharePoint kan direct aangesproken worden of via een servicebus(verzenden naar SharePoint).

 

Aanbevolen product

VISI

Als je met verschillende partijen samenwerkt, ken je de problemen: faalkosten, uitgelopen planningen, budgetoverschrijdingen en zoekgeraakte documenten. Met VISI van Bakker&Spees maak je van elk project iets moois, door alle informatie en formele communicatie digitaal vast te leggen volgens de VISI-standaard.

Door alle communicatie in projecten via VISI te laten verlopen is er veel minder discussie met bijvoorbeeld de opdrachtnemers, alles ligt vast en is heel snel terug te vinden. Met VISI blijft helder wie nou welk besluit wanneer genomen heeft. Bijkomend voordeel is dat alle stukken, zoals tekeningen en documenten, gelijk gearchiveerd worden.

Remco Bom
directievoerder
gemeente Rotterdam

Waarom Bakker&Spees?

Grip op de zaak: dat is in 4 woorden wat onze software je geeft. Als je in de GWW werkt, maken we je bedrijfsvoering makkelijker en beter. We helpen je met persoonlijke service en deskundig advies. Zo kun jij de zaken efficiënter, eenvoudiger en plezieriger runnen.

We optimaliseren en innoveren onze producten continu, zodat jij steeds beschikt over de beste software met het oog op de toekomst. Daarbij zien we onszelf niet alleen als leverancier. Ons deskundig team helpt jou altijd de beste oplossing te vinden.