Project, proces, risicobeheersing

Grip op je project

Een belangrijk doel en groot winstpunt van VISI is dat de informatie die jij en je contractpartij invoeren er in de vorm van realtime rapportages ook weer uit het systeem gehaald kan worden. Steeds complexer wordende bedrijfsprocessen en een grotere marktdruk in de GWW vragen om meer controle en toegevoegde waarde. Het vertrekpunt op projectniveau moet zijn dat alle gewenste statusoverzichten die jij en je projectteam hanteren uit VISI komen. Aspecten die beheerst dienen te worden met rapportages zijn onder meer kosten, tijd, scope, risico’s en kwaliteit.

Doordat alle informatie in VISI eenduidig vast ligt kun je deze op verschillende manieren benaderen. Dit kan door een zoekfunctie en mappenstructuur, maar VISI biedt ook stuurinformatie op projectniveau via rapportages. Zonder VISI worden lijsten met stuurinformatie nu vaak handmatig bijgehouden in spreadsheets. Het handmatig bijhouden van deze overzichten (bij beide contractpartijen) is een tijdrovende en bovendien foutgevoelige werkwijze. Daarnaast zijn de lijsten nooit actueel. Om tijdverlies en fouten te voorkomen dienen alle overzichten voor jou en je projectteam vanuit VISI gegenereerd te worden. Bijkomend voordeel is dat elk project dezelfde overzichten krijgt en projecten steeds eenvoudiger te beheersen zijn.

Managementrapportages

Binnen VISI is het mogelijk om alle gecommuniceerde informatie door middel van managementrapportages te presenteren aan de gebruiker. Zo hou je met VISI nog beter grip op je project. Bakker&Spees biedt bij projecten met de meest gebruikte standaard contractvormen standaardrapportages kosteloos aan. Onze standaardrapportages bieden bijvoorbeeld inzicht in de actuele status van documenten ter acceptatie en ter toetsing, afwijkingen en wijzigingen, termijnen, en openstaande acties. Daarnaast is er een rapportage om inzicht te verkrijgen in de overschreden reactietermijnen.

Naast de gewone rapportages die je met één druk op de knop kan opvragen, kunnen rapportages ook periodiek naar één of meerdere personen in je project per email worden verstuurd. Wil je dagelijks een rapportage in je mailbox ontvangen van alle openstaande transacties, inclusief de actiehouder? Of wilt je elke laatste dag van de maand een rapportage inzien met een overzicht van alle wijzigingen in je project? Je kunt de rapportages geheel automatisch laten maken en versturen naar ieder willekeuring e-mailadres. Zo heb je periodiek overzicht op alle mutaties binnen het project, wat bijvoorbeeld als input voor de bouwvergadering kan worden gebruikt.

Het toegankelijk blijven van alle data betekent niet alleen meer inzicht in de verzonden informatie, maar ook op drievoudig grip: op project-, proces- en risiconiveau.

Door alle communicatie in projecten via VISI te laten verlopen is er veel minder discussie met bijvoorbeeld de opdrachtnemers, alles ligt vast en is heel snel terug te vinden. Met VISI blijft helder wie nou welk besluit wanneer genomen heeft. Bijkomend voordeel is dat alle stukken, zoals tekeningen en documenten, gelijk gearchiveerd worden.

Remco Bom
directievoerder
gemeente Rotterdam

Waarom Bakker&Spees?

Grip op de zaak: dat is in 4 woorden wat onze software je geeft. Als je in de GWW werkt, maken we je bedrijfsvoering makkelijker en beter. We helpen je met persoonlijke service en deskundig advies. Zo kun jij de zaken efficiënter, eenvoudiger en plezieriger runnen.

We optimaliseren en innoveren onze producten continu, zodat jij steeds beschikt over de beste software met het oog op de toekomst. Daarbij zien we onszelf niet alleen als leverancier. Ons deskundig team helpt jou altijd de beste oplossing te vinden.