Juridische vastlegging

Samen een projectarchief opbouwen

Archivering is een belangrijk vraagstuk zowel in de oriëntatiefase als de implementatiefase van VISI. Met VISI wordt informatie (inclusief documenten) op een uniforme wijze uitgewisseld tussen jouw organisatie en andere contractpartijen. Doordat de externe contractpartijen, maar ook jouw interne organisatie via de structuur van VISI gaan communiceren kent elk project een uniforme opbouw. Doordat alle communicatie automatisch wordt opgeslagen in VISI, wordt een compleet archief van je project opgebouwd. De projectarchieven van de Nederlandse VISI-standaard hebben juridische geldigheid en bieden een solide juridisch fundament voor het contractmanagement.

Veel organisaties zien het als een uitdaging om de gehanteerde archiefstructuur zo goed mogelijk te laten sluiten op die van VISI. Grootste oorzaak is dat contractpartijen nauwelijks bekend zijn met elkaars archiefstructuur. Voor deze vraagstukken heeft Bakker&Spees een kennissamenwerking met een archivaris. Daarnaast biedt Bakker&Spees ook technische oplossingen om de opbouw van het VISI-project zo goed mogelijk te laten aansluiten op de bestaande archiefsystemen. Niet alleen van jouw eigen organisatie, maar ook die van je contractpartijen.

VISI en de archiefwet

De VISI-systematiek is zo opgezet dat deze voldoet aan de digitale archiefwet  De verschillende communicatiecomponenten voldoen aan de eis dat deze over 10 jaar nog gelezen moeten kunnen worden. Ook bouwt elke organisatie binnen VISI zijn eigen archief op waarbij jouw organisatie dus niet afhankelijk is van de systemen van je contractpartijen. Zowel tijdens als aan het einde van elk VISI-project kan een archief worden gemaakt, dat ook voldoet aan de archiefwet en afzonderlijk van het VISI-systeem bekeken kan worden.

VISI en de digitale handtekening

Juridisch gezien biedt de VISI-systematiek de handvatten die nodig zijn om geheel digitaal te kunnen werken. Door VISI kan de handtekening op papier worden vervangen door VISI-communicatie. Bakker&Spees assisteert steeds meer organisaties in de stap zoveel mogelijk papierloos te werken. Een document met handtekening wordt hierdoor steeds minder urgent doordat VISI voorziet in diverse randvoorwaarden. Er wordt bijvoorbeeld direct gemonitord of het bericht dat je hebt verzonden correct is verwerkt op de server van de samenwerkende contractpartij. Zo wordt geborgd dat de persoon naar wie je het bericht hebt gestuurd notie heeft kunnen nemen van de inhoud.

Door alle communicatie in projecten via VISI te laten verlopen is er veel minder discussie met bijvoorbeeld de opdrachtnemers, alles ligt vast en is heel snel terug te vinden. Met VISI blijft helder wie nou welk besluit wanneer genomen heeft. Bijkomend voordeel is dat alle stukken, zoals tekeningen en documenten, gelijk gearchiveerd worden.

Remco Bom
directievoerder
gemeente Rotterdam

Waarom Bakker&Spees?

Grip op de zaak: dat is in 4 woorden wat onze software je geeft. Als je in de GWW werkt, maken we je bedrijfsvoering makkelijker en beter. We helpen je met persoonlijke service en deskundig advies. Zo kun jij de zaken efficiënter, eenvoudiger en plezieriger runnen.

We optimaliseren en innoveren onze producten continu, zodat jij steeds beschikt over de beste software met het oog op de toekomst. Daarbij zien we onszelf niet alleen als leverancier. Ons deskundig team helpt jou altijd de beste oplossing te vinden.