VISI voor Starters

Ervaar vandaag nog het gemak van gestructureerde communicatie, juridische vastlegging en project monitoring volgens de Nederlandse VISI-standaard.

Start met samenwerken

Bij een project in de bouw werk je samen met allerlei partijen. Je maakt contractafspraken waarin je vast legt dat er belangrijke informatie moet worden uitgewisseld over documenten, afwijkingen, wijzigingen, termijnen, weekrapporten en kwaliteitsborgingspunten. Waar het ook over gaat, elk proces moet kloppen tot in de kleinste details. Vaak is het beheren van je contract en je project een veeleisende klus, waarbij je ook afhankelijk bent van anderen. Er is dan ook een aanzienlijk risico op overschrijdingen van doorlooptijd en kosten. Wanneer er discussie ontstaat met je contractpartij, is het lastig om terug te vinden welke informatie bij welke partij leidend is. In het ergste geval is informatie zelfs niet meer terug te vinden.

Het bijhouden en vastleggen van informatie kost ook veel tijd. De grootste last komt tegenwoordig van administratief werk, denk alleen al aan het bijhouden van inkomende en uitgaande stukken. Daarnaast is er ook een nadrukkelijke verantwoordelijkheidskwestie:  wat heeft prioriteit en welke formele actie is nodig? Al deze administratieve randvoorwaarden zijn natuurlijk belangrijk, maar gaan wel ten koste van de tijd en de focus die je liever besteedt aan je inhoudelijke werk.

VISI biedt uitkomst door digitaal alle projectinformatie en formele communicatie glashelder vast te leggen. Met VISI worden rollen en verantwoordelijkheden in kaart gebracht en wordt structuur gegeven aan de communicatie (inclusief documenten) tussen deze rollen. Daarmee houd je de grote lijnen in het oog. De VISI-standaard zorgt ervoor dat je open, eerlijk en eenduidig kunt samenwerken met je contractpartners. Met VISI bewaak je zaken als kwaliteit, efficiency, looptijd, kosten en procesbeheersing van projecten.

Voordelen VISI in het kort

  • Actueel inzicht in de status van je projecten
  • Vastlegging besluitvorming en de bijbehorende communicatie
  • Alle persoonlijke taken, informatie en acties zijn inzichtelijk
  • Uniforme afhandeling documenten
  • Directe opbouw digitaal project archief
  • Voldoen aan de digitale archiefwet
  • Voldoen aan de digitale handtekening
In de praktijk

Wanneer je voor de eerste keer een project start met VISI moet je een aantal dingen regelen.

Met VISI wordt binnen een zogenaamd raamwerk vastgelegd wie in welke rol wat mag communiceren. Dit wordt bepaald aan de hand van de contractvorm die wordt toegepast. Ook ligt vast naar wie en wanneer een bericht, bijvoorbeeld een afwijking, acceptatiedocument, termijnstaat, weekrapport of wijziging, mag worden verstuurd. Vervolgens staat vast welke informatie benodigd is om te kunnen reageren, bijvoorbeeld met een betaalbaarstelling, goedkeuring en/of afkeuring.

Bakker&Spees hanteert twee landelijke raamwerken conform UAV2012 en UAV-GC. Deze raamwerken kunnen snel op jouw projectorganisatie worden aangepast. Onze landelijke raamwerken voldoen aan de laatste standaard van het CROW.

De VISI-standaard is zo opgezet dat deze voldoet aan de digitale archiefwet. De verschillende communicatiecomponenten voldoen aan de eis dat deze over 10 jaar nog gelezen kunnen worden. Ook bouwt elke organisatie zijn eigen VISI-archief op waarbij je dus niet afhankelijk bent van systemen van contractpartijen. Daarnaast is VISI op grond van alle basiskenmerken rechtsgeldig. Berichten worden gecontroleerd op correcte verwerking op de server van de ontvangende partij. Verplaatsing, wijziging of verwijdering van VISI-berichten is eenvoudigweg niet mogelijk.

Binnen VISI is het mogelijk om alle informatie die je hebt gecommuniceerd met je contractpartner door middel van managementrapportages te presenteren. Zo hou je met VISI nog beter grip op je project. Bakker&Spees biedt diverse standaard rapportages kosteloos aan. Deze rapportages bieden je bijvoorbeeld inzicht in de actuele status van documenten ter beoordeling of ter toetsing, afwijkingen en wijzigingen, termijnen, en openstaande acties. Daarnaast is er een rapportage die je inzicht geeft in de overschreden reactietermijnen.

Relevante oplossingen

VISI voor Gevorderden

Vergroot de efficiëntie en kwaliteit van je projectorganisatie met onderbouwingsrapportages, koppelingen en ontdek de mogelijkheden van VISI in de voorbereiding en uitvoeringsfase.

VISI voor Experts

Controleer en verbeter de prestaties van je organisatie en projecten met SuperVISI. Multiprojectrapportages en procesoptimalisatie, en nog veel meer om je organisatie te verbeteren.

De voordelen van het gebruik van VISI zagen we al vlug. Gewoonlijk sluipen er snel onduidelijkheden en interpretaties in de contractbegeleiding. Men geeft bijvoorbeeld wijzigingen telefonisch door en registreert die afspraken niet. In VISI moeten wijzigingen echter formeel worden doorgevoerd, zodat de afspraken echt vastliggen. (BTL Advies)

Lars Tamboer
projectleider
BTL Advies

Waarom Bakker&Spees?

Grip op de zaak: dat is in 4 woorden wat onze software je geeft. Als je in de GWW werkt, maken we je bedrijfsvoering makkelijker en beter. We helpen je met persoonlijke service en deskundig advies. Zo kun jij de zaken efficiënter, eenvoudiger en plezieriger runnen.

We optimaliseren en innoveren onze producten continu, zodat jij steeds beschikt over de beste software met het oog op de toekomst. Daarbij zien we onszelf niet alleen als leverancier. Ons deskundig team helpt jou altijd de beste oplossing te vinden.