Haastere

'Een audit is nu een fluitje van een cent'

Haastere moet certificaten, zoals VCA**, ISO-9001, SIKB-7000 (een BRL ofwel beoordelingsrichtlijn), SVMS-007 (BRL) en de CO2-prestatieladder op orde hebben om de werkzaamheden te mogen uitvoeren. Regelmatig wordt er door auditors gecontroleerd of hun administratie voldoet aan de laatste eisen. Het op orde houden van die administratie doet Sylvia de Jonge als kwaliteitscoördinator sinds maart 2014 met behulp vanKAM.

 

Het nadeel van werken met Excel en Word

Waar mensen werken veranderen voortdurend gegevens; de keuringsdatums van gereedschap en materieel, medische keuringen, verloopdatums van diploma's en actielijsten die voortkomen uit interne audits en werkplekinspecties. Op een gegeven moment was Sylvia wekelijks bezig om in allerlei documenten informatie over certificaten bij te werken in Excel en Word. Het mag dan digitaal zijn vastgelegd, maar dat wil niet zeggen dat het wijzigen altijd goed gaat.

'Als er iets wijzigde, moest ik op drie, vier verschillende plaatsen aanpassingen maken. Naast veel werk om alles op verschillende plekken bij te houden, is er ook altijd de kans op fouten. Ondanks het zorgvuldig bijhouden, blijft het altijd in m’n achterhoofd knagen dat ik iets over het hoofd heb gezien. Het nadeel van werken met Excel en Word is dat er geen controlemechanisme is ingebouwd.'

Een andere oplossing

Dit kon zo niet langer; de kans op fouten en de hoeveelheid tijd die het kostte vroegen om een andere oplossing. Via een mailing van Bakker&Spees kwam ze in gesprek met Janax Looij. Hij houdt zich dagelijks bezig met het geautomatiseerd bijhouden van informatie voor KAM-certificering van aannemersbedrijven.

Janax vertelt: 'De druk op kwaliteitscoördinatoren neemt de laatste jaren toe. De eisen van opdrachtgevers worden strenger en het aantal normen waaraan voldaan moet worden, breidt steeds uit. Hierdoor is de administratieve last groter geworden en neemt ook het handmatig bij te houden werk toe. Het voorbereiden op een audit kost op die manier ook veel meer tijd. Dit speelde bij verschillende van onze klanten en daarom hebben we KAM ontwikkeld.'

Het overzetten van de hele administratie naar één systeem vraagt altijd de nodige inspanning. Sylvia heeft dan ook flink veel tijd in het project gestoken. Maar dankzij de begeleiding van Janax is dit binnen de perken gebleven. Een pittige klus, maar iedereen hield duidelijk het doel voor ogen.

Wat het échte verschil maakt

'Het maken van aanpassingen in certificaten komt bij een bedrijf van onze omvang minimaal maandelijks voor, en soms elke week. Nu dat met KAM gedaan wordt kost dat al snel 25 procent minder tijd, wat neerkomt op zo’n 200 uur per jaar. Deze tijdsbesparing is heel fijn, maar alles op één plek hebben en weten dat een wijziging overal goed is doorgevoerd maakt het échte verschil. Dat geeft mij een gerust gevoel.'

Tenslotte is een audit nu een fluitje van een cent. Sylvia doorloopt samen met de auditor het systeem. Zo’n 80 procent van de informatie staat in KAM en de overige informatie is snel gevonden in de bijbehorende mappen.

Relevant product

KAM

Je zult bij de aanleg van een windmolenpark maar verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit en veiligheid. Of voor je gehele bedrijf. Dan is het erg prettig dat je met KAM alle belangrijke informatie eenvoudig beheert: online, op een en dezelfde plek en altijd actueel.

'Het maken van aanpassingen in certificaten komt bij een bedrijf van onze omvang minimaal maandelijks voor, en soms elke week. Nu dat met KAM van Bakker&Spees gedaan wordt, kost dat al snel 25 procent minder tijd, wat neerkomt op zo’n 200 uur per jaar. Deze tijdsbesparing is heel fijn, maar alles op één plek hebben en weten dat een wijziging overal goed is doorgevoerd maakt het échte verschil. Dat geeft mij een gerust gevoel.'

Sylvia de Jonge
Kwaliteitscoördinator
Haastere

Waarom Bakker&Spees?

Grip op de zaak: dat is in 4 woorden wat onze software je geeft. Als je in de GWW werkt, maken we je bedrijfsvoering makkelijker en beter. We helpen je met persoonlijke service en deskundig advies. Zo kun jij de zaken efficiënter, eenvoudiger en plezieriger runnen.

We optimaliseren en innoveren onze producten continu, zodat jij steeds beschikt over de beste software met het oog op de toekomst. Daarbij zien we onszelf niet alleen als leverancier. Ons deskundig team helpt jou altijd de beste oplossing te vinden.